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Syndicat Force Ouvrière des Services Publics de la Marne

FICHE DE POSTE : Définition

Rédigé par FO Services Publics 51 Publié dans #STATUTS QUESTION-RÉPONSE

MAJ le 8 juillet 2020

 

FICHE DE POSTE

 

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ? Est-elle obligatoire ?

Préambule

Vous venez d'être recruté. Avez-vous votre fiche de poste personnelle ? Sinon, vous avez tout intérêt à demander ce document essentiel pour votre carrière. A quoi sert la fiche de poste, comment se présente-t-elle, comment la négocier... ?

 

La notion de fiche de poste apparaît réglementairement la première fois dans le décret n°2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux. En effet, l’article 6 dispose « la convocation est accompagnée de la fiche de poste de l'intéressé ».

 

Aussi, par ricochet, l’entretien professionnel étant obligatoire, l’édiction d’une fiche de poste l’est également. 

 

è À savoir : Aucune disposition législative ou réglementaire ne précise le contenu exact d’une fiche de poste ni même la procédure à suivre pour la définir. Dès lors, il est recommandé de n’y faire figurer que les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.

 

La fiche de poste est traditionnellement définie comme un descriptif de la fonction exercée par un agent dans une structure donnée, en prenant en compte son environnement de travail, les missions et activités à réaliser, l’organisation du service (positionnement hiérarchique, encadrement...). 

Bien qu’aucune obligation réglementaire n’impose d’établir conjointement la fiche de poste, il est fortement recommandé de rédiger celle-ci de manière concertée entre l’agent et son responsable hiérarchique. En effet, la fiche de poste constitue aussi un outil de dialogue notamment au moment de l’entretien annuel. 

 

Fraîchement recruté, vous êtes affecté à un poste. Celui-ci correspond à une situation de travail individuelle et localisée, qui doit être consignée dans une fiche individuelle. Il s'agit d'un outil utile au salarié, aux RH et à l'ensemble de l'organisation de la collectivité, en termes d'efficacité et de performance.

Or, la pratique de la fiche de poste n'est pas aussi répandue qu'on pourrait le penser (notamment dans le secteur privé). On ne dissertera pas sur les raisons de cette lacune.  L'important, ici, est de savoir pourquoi elle est indispensable, comment avoir une prise sur son contenu et quels en sont les éléments constitutifs.

 

De quoi parle-t-on

> Un poste n'est pas un métier

Le métier englobe des emplois proches en termes d'activités et de compétences requises.

> Un poste n'est pas un emploi

Un emploi correspond à plusieurs postes de travail dans une organisation. Par exemple, l'emploi de secrétaire comprend les postes de secrétaire de bureau, secrétaire administratif, assistant chargé d'accueil...

 

La fiche de poste : un cadre de référence

Ces termes étant précisés, vous commencez à comprendre la nécessité de la fiche de poste individuelle. Non ? Alors, enfonçons le clou : la fiche de poste détermine l'objet et l'étendue de vos missions, activités et responsabilités, ici (dans un périmètre géographique déterminé), et maintenant (pour une certaine durée).

Votre champ d'action, charge de travail et responsabilité ainsi circonscrits, nul ne peut exiger que vous alliez au-delà. Par exemple, un technicien censé travailler en Seine-Saint-Denis, en vertu de sa fiche de poste, ne sera pas tenu de partir en intervention dans les Yvelines.

La fiche de poste sert de base objective à votre hiérarchie pour fixer vos objectifs, en fonction de votre profil et de contraintes extérieures, temporaires ou non.

Ce document est donc essentiel pour votre connaissance des missions et responsabilités qui vous incombent chaque jour. Il est aussi essentiel pour votre carrière, car il sert de socle à l'évaluation professionnelle annuelle.

 

Quand et comment établir la fiche de poste ?

L'idéal est que cette fiche soit formalisée au cours d'un échange avec votre chef de service direct, à l'issue de votre période d'essai ou dans le mois qui suit celle-ci, mais il n'est jamais trop tard pour l'établir ! D'autant qu'une fiche de poste n'est jamais définitive. Elle devrait être régulièrement actualisée, au regard de l'évolution du poste.

 

La fiche de poste présente également des avantages pour la direction des ressources humaines notamment pour organiser les services, anticiper les départs à la retraite, améliorer les recrutements et mobilités, l’évolution des carrières, la professionnalisation des agents, la prévention et le suivi médical (GPEEC).

 

Que faire si vous contestez tout ou partie de la fiche ?

Si, au cours de cet échange avec votre supérieur hiérarchique, certaines propositions vous apparaissent très éloignées de votre vision du poste, demandez un temps de réflexion. Puis, revenez avec un document où vous aurez consigné vos réserves (vous estimez ne pas avoir le profil pour telle mission ; votre charge de travail est assez lourde comme ça, etc.). Et essayez de parvenir à un compromis. Par exemple, dites que vous souhaitez une prise de fonction différée pour telle activité, telle mission... après, par exemple, une formation. Faites-en sorte que ces réserves soient écrites noir sur blanc dans la fiche de poste.

 

Mais dans les faits, il arrive souvent que la fiche de poste soit établie par le chef de service, voire un responsable RH (elle leur sert souvent à rédiger l'offre d'emploi), puis transmise à l'agent. Telle quelle, sans que celui-ci ait eu voix au chapitre. Dans ce cas, si vous avez le moindre doute ou désaccord sur le contenu, deux hypothèses se présentent :

  • vous souhaitez des modifications mineures ou préciser certains points : envoyez vos observations par mail à votre supérieur hiérarchique, avec accusé de réception. S'il ne répond pas, vos observations sont censées être acceptées ;
  • vous contestez une partie importante de votre fiche de poste : demandez un rendez-vous avec votre responsable direct, et éventuellement un responsable RH. Dites que vous souhaitez des éclaircissements, qu'au vu de la fiche qui vous a été remise, vous souhaiteriez exposer comment, vous, vous avez compris le poste, et ce, dans l'intérêt du service. Faites valoir l'intérêt de cette fiche en tant qu'outil de communication avec votre hiérarchie.

 

Que faire si votre employeur ne vous propose pas de fiche de poste ?

Si les fiches de poste individuelles ne font pas partie de la politique RH de votre collectivité, essayez de le sensibiliser à leur nécessité, en passant éventuellement par les syndicats. Vous pourrez faire valoir deux arguments principaux.

  1. Comme on l'a évoqué plus haut, la fiche de poste est un outil RH pour le chef de service. Elle constitue une base objective d'évaluation de votre travail. Cette évaluation professionnelle annuelle est obligatoire dans la fonction publique pour les fonctionnaires et les contractuels, et elle compte pour les primes et promotions.
  2. La fiche de poste individuelle participe du bon fonctionnement du service et de la qualité du service rendu à l'usager. Pour travailler correctement, chacun doit savoir précisément ce qu'il doit faire et dans quelles limites.  Le "flou" en la matière est toujours préjudiciable aux agents les plus fragiles et, in fine, aux usagers du service public.

Les éléments constitutifs d'une fiche de poste

 

• Identification du poste :

- Intitulé du poste,

- Service de rattachement,

- Grades dans lequel il peut s’exercer 

- Positionnement de l’agent dans l’organisation

- Identité du responsable hiérarchique direct

- Niveau de responsabilité : nombre d’agent encadrés (le cas échéant).

• Identité de l’agent :

- Nom et prénom de l’agent,

- Grade actuel

- Date d’arrivée dans l’emploi

- Temps de travail.

• Relations dans le travail :

- Relations hiérarchiques,

- Relations fonctionnelles

- Relations extérieures.

• Description du poste :

- Missions principales et secondaires,

- Activités régulières et ponctuelles.

• Compétences requises :

- Compétences techniques et savoir faire

- Qualités relationnelle et comportementales (savoir être)

• Santé au Travail :

- Risques professionnelles liés au poste

- Equipements de protection individuelle nécessaires

 

Sources :

→ C.D.G 60

→ infos.emploipublic.fr

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