TELETRAVAIL

13 Novembre 2020 , Rédigé par FO Services Publics 51

L’État lance une nouvelle solution interministérielle d’audioconférence pour les agents publics

Face au renforcement du télétravail dans la fonction publique comme partout ailleurs depuis le début de la crise sanitaire et plus encore depuis le reconfinement, la direction du numérique de l’État met à disposition une nouvelle solution d’audioconférence pour les agents publics.

Après Tchap pour la messagerie instantanée, WebConférence pour les visioconférences, la direction du numérique l’État (Dinum) lance une nouvelle solution interministérielle de travail à distance. Alors que le télétravail est de nouveau devenu la règle et non plus l’exception dans la fonction publique, nombre d’agents publics sont en effet appelés à travailler à distance, et ce bien que les plans de continuité d’activité limitant le maintien d’activité des administrations aux activités les plus essentielles n’aient pas été déclenchés, comme cela avait été le cas en mars.

La nouvelle solution, actuellement en mode bêta, a été élaborée par l’incubateur de services numériques de l’Etat, beta.gouv, pour s’affranchir des ponts téléphoniques habituellement attribués à des personnes spécifiques. Elle vise en effet à “faciliter les échanges à distance, à plusieurs, grâce à un service d’audioconférence, accessible depuis n’importe quel téléphone”, indique la Dinum. A l’instar de WebConférence, la solution est réservée aux seuls agents de la fonction publique de l’Etat, mais ils peuvent inviter toute autre personne extérieure à participer à un échange téléphonique, qu’il s’agisse d’agents publics, d’usagers ou de prestataires. Pour lancer un échange, l’agent organisateur n’a qu’à entrer son adresse mail professionnelle, réserver une durée de réservation (et non un créneau) puis inviter ses interlocuteurs à l’aide d’un numéro et d’un identifiant de connexion dédiés.

Eviter la surcharge

L’outil présente donc l’avantage de la souplesse par rapport aux ponts téléphoniques classiques, et de la légèreté par rapport aux solutions de visio, et notamment WebConférence. Cet outil, sorti de sa phase beta au moment du premier confinement, avait fait les frais de la bascule massive au télétravail et de l’explosion de la demande, au point que la Dinum a été contrainte de désactiver par défaut la vidéo. “Les ponts de visio ont pu saturer pendant cette phase car ils n’étaient pas dimensionnés pour, mais nous avons très vite investi pour qu’au bout de 3 ou 4 semaines l’offre WebConf se trouve en mesure d’absorber l'essentiel des flux”, même si pas encore de manière optimale, avait indiqué le directeur interministériel du numérique, Nadi Bou Hanna lors d’une conférence de presse sur la feuille de route Tech.gouv et les enseignements de la crise.

A l’heure actuelle, plus de 700 personnes sont d’ailleurs connectées à 241 visio-conférences, soit le double de ce que l’on a pu observer pendant le premier confinement. Les deux outils répondent selon la Dinum à des usages différents, et si “certains agents utilisaient jusqu’ici la webconférence uniquement avec audio, ils pourront désormais se connecter à l’audioconférence et ainsi éviter de surcharger webconférence”.

Pour “AudioConf”, un maximum de 50 personnes sont autorisées par conférence téléphonique et un système de réservation (jusqu’à une minute avant le début de la conférence et pour une durée maximale de 24 heures, ce qui revient toutefois à bloquer un numéro pour toute cette durée) a été mis en place pour éviter la saturation comme son grand frère WebConf. Un maximum d’environ 600 audioconférences peuvent ainsi se tenir en simultanée. Le système de ponts téléphoniques et de réservation de créneaux et de gestion des participants repose sur une solution technique du français OVH. “S'appuyer sur un acteur externe comme OVH permet de gagner en résilience, notamment lorsqu'il y a des pics d'activité tels que ceux générés lors d'une période où le télétravail est très fortement encouragé”, indique par ailleurs la Dinum pour justifier ce choix.

ACTEURS PUBLICS : ARTICLE PUBLIE LE JEUDI 05 NOVEMBRE 2020 & EMILE MARZOLF

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