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Syndicat Force Ouvrière des Services Publics de la Marne

MANAGEMENT

9 Septembre 2023 , Rédigé par FO Services Publics 51

Les réunions hybrides, le cauchemar des managers télétravailleurs

Pour guider ses managers autour des nouvelles organisations du travail et notamment sur les réunions à distance, la Caisse nationale d’assurance vieillesse (CNAV) communique auprès de ses encadrants sur plusieurs bonnes pratiques pour gérer au mieux cet exercice d’équilibriste.

Qui ne s’est jamais senti mis à l’écart lors d’une réunion à distance ? Un phénomène accentué depuis la crise sanitaire et la généralisation du télétravail qui n’est pas sans poser de nombreuses difficultés en premier lieu au manager.

Face à ce constat, depuis le mois de mai, la Caisse nationale d’assurance vieillesse (CNAV) a mis en place des "cafés managers" consacrés aux échanges autour de l’hybridation du travail, en plus du programme de formations classiques.

"Je suis intimement convaincu que la petite révolution menée depuis la crise sanitaire, qui nous a conduits à passer de 17 % de télétravailleurs dans nos organismes à 82 %, d’un jour de télétravail dans la majorité des cas avant crise à 2 voire 3 jours hebdomadaires aujourd’hui, génère de nombreux impacts dans l’animation des collectifs, traduit Jérôme Friteau, directeur des relations humaines et de la transformation de la Caisse nationale d’assurance vieillesse. 3 ans après la crise, le sujet retombe un peu, on laisse penser que tous les managers sont très à l’aise avec une organisation hybride. Or, les managers eux-mêmes très attachés au télétravail n’osent pas confier leurs difficultés ou leurs doutes."

La réunionite a-t-elle toujours cours dans les administrations ?

Et les équipes, sur le terrain le remarquent. Si les organisations visent à identifier et rendre obligatoire des jours de présence communs sur site, il y a toujours de nombreuses exceptions à gérer ce qui nécessite encore la mise en place de réunions qui mêlent collaborateurs en présentiel et en distanciel. Pour optimiser l’efficacité de ces séances, les "cafés managers" ont donc servi à mettre en avant une série de bonnes pratiques destinées à faciliter la tâche des managers télétravailleurs en matière de réunion hybride.

"Nous prenons les devants et leur proposons une forme légère de co-développement sur le sujet en les sollicitant sur les thèmes qu’ils souhaitant partager, détaille Jérôme Friteau. L’animation efficace d’une réunion hybride a très vite émergé car elle fait partie des difficultés emblématiques pour les managers devant jongler entre les personnes présentes sur le site et celles qui sont à domicile."

Une difficulté emblématique

Parmi les bonnes pratiques identifiées, vient en premier lieu la nécessité de limiter le nombre de participants. L’idéal est de convier les personnes directement concernées par le sujet de la réunion pour une utilisation plus active.

Les managers télétravailleurs sont invités à co-construire l’ordre du jour, qui incombe plus traditionnellement aux organisations. Or, dans un contexte de réunions hybrides, solliciter l’avis des participants facilite leur implication. Il est aussi recommandé en début de séance de commencer par prendre la température du groupe en entrant directement dans le vif du sujet. "On passe parfois à côté d’informations qui pourraient infléchir la bonne conduite de la réunion", illustre Jérôme Friteau. Cela peut par exemple passer par un tour de table systématique en invitant en début de réunion ceux qui souhaitent partager leur actualité du moment. Le guide conseille aussi d’impliquer les participants dans l’animation de certaines séquences, aussi veiller à ce que les plus discrets puissent s’exprimer. 

 

 

"Pour éviter de surprendre ou brusquer, vous pouvez annoncer en début de séquence que vous donnerez ensuite la parole à chacun pour recueillir des avis variés, ce qui laisse le temps de se préparer". Parmi les autres conseils, figurent aussi la nécessité de rester maître du temps ou encore d’adapter le degré d’interactivité en se servant d’outils dédiés.

A la suite de la tenue de réunions hybrides, il est aussi conseillé de capitaliser sur les retours des participants en prenant quelques minutes en fin de réunion pour s’assurer que les objectifs sont atteints et que les bons messages sont passés. Enfin, une réunion dont les décisions ne sont pas concrétisées donne le sentiment d’avoir perdu son temps. Un élément qu'il ne faut donc surtout pas négliger.

ACTEURS PUBLICS : article publie le lundi 04 septembre 2023 & MARIE MALATERRE

 

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