DOSSIER INDIVIDUEL Le dossier individuel des agents territoriaux en 10 questions

16 Août 2012 , Rédigé par FO Services Publics 51 Publié dans #STATUTS QUESTION-RÉPONSE

MAJ le 25.04.2020

DOSSIER INDIVIDUEL

Le dossier individuel des agents territoriaux en 10 questions

Le dossier individuel regroupe tous les éléments intéressant la carrière de l'agent territorial. Il peut être géré sous forme papier ou électronique.

01 – Qu’est-ce que le dossier individuel ?

Unique, le dossier individuel permet à l’administration de recenser toutes les informations concernant la situation administrative d’un fonctionnaire. Il est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle (loi du 13 juillet 1983, article 18).

02 – Les agents contractuels disposent-ils aussi d’un dossier individuel ?

La tenue d’un dossier individuel pour les agents contractuels s’impose, en vertu de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983, qui leur est applicable (loi du 26 janvier 1984, article. 136). Le décret du 15 février 1988 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale (art. 1-1) précise le contenu de ce dossier (lire la question n°3).

03 – Que doit contenir le dossier individuel ?

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité » (art. 18, loi du 13 juillet 1983).

S’agissant des agents contractuels, la même obligation de numérotation et de classement sans discontinuité des pièces du dossier individuel est reprise de manière explicite par le décret du 15 février 1988 (article 1-1).

De manière générale, cette obligation constitue une garantie essentielle pour les agents. Il s’agit d’assurer l’authenticité, la neutralité, la confidentialité et l’accessibilité du dossier individuel. En effet, le fractionnement du dossier rendrait plus difficile sa communication. En outre, la numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes.

Pour autant, le non-respect de ces modalités de classement ne constitue pas un vice de procédure ⁽¹⁾, sauf si l’absence de classement et de numérotation ne permet pas de s’assurer que le dossier de l’agent est complet.

Parmi les éléments du dossier figurent, par exemple, l’état civil du fonctionnaire, son arrêté de titularisation, les actes relatifs à sa notation, son avancement, ses éventuelles mutations ou, le cas échéant, des sanctions disciplinaires.

En effet, l’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précise les sanctions devant être inscrites dans le dossier individuel du fonctionnaire et selon quelles modalités. Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seuls le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions de trois jours maximum sont inscrits dans le dossier du fonctionnaire. Ces sanctions sont effacées automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période.

En revanche, un simple avertissement n’a pas à y être mentionné. Pour les sanctions des deuxième et troisième groupes, les conditions et les délais à l’expiration desquels la mention de ces sanctions cesse de figurer au dossier du fonctionnaire sont précisés par décret (décret n 89-677 du 18 septembre 1989, art. 31).

Ainsi, le fonctionnaire frappé d’une sanction disciplinaire des deuxième et troisième groupes peut, après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, demander la suppression de la sanction prononcée dans son dossier. Sauf si une autre sanction est intervenue pendant cette période, cette demande ne peut être refusée. L’autorité territoriale statue, après avis du conseil de discipline. Le dossier du fonctionnaire est alors reconstitué dans sa nouvelle composition sous le contrôle du président du conseil de discipline.

04 – Des éléments sont-ils à exclure du dossier individuel ?

L’administration ne doit pas faire état dans le dossier d’un agent, de même que dans tout document administratif, de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques. Il s’agit de garantir la liberté d’opinion des agents consacrée par l’article 6 de la loi du 13 juillet 1983.

Une mention faisant état de « convictions personnelles » ayant des conséquences fâcheuses sur le fonctionnement du service, même sans préciser la nature de ces convictions, est interdite et doit être supprimée ⁽²⁾.

05 – Qu’en est-il du dossier individuel des représentants syndicaux ?

Les actes nécessaires à la gestion d’un mandat syndical peuvent figurer dans le dossier de l’agent, sans que cela ne porte atteinte à l’interdiction de mentions des opinions notamment syndicales.

Peuvent ainsi figurer dans le dossier individuel des autorisations d’absence ou des dispenses de services, et il peut être fait mention de l’existence d’un mandat syndical ayant motivé l’octroi d’autorisations spéciales d’absences.

En revanche, cette mention ne doit pas être accompagnée d’une appréciation de l’autorité administrative sur la manière dont l’intéressé exerce ses activités syndicales ⁽³⁾.

06 – L’administration peut-elle modifier le dossier individuel, même sur demande de l’intéressé ?

Sous réserve des sanctions disciplinaires susceptibles d’être effacées (lire la question n°3) ou de la suppression de mentions illégales (lire la question n°4), l’administration ne peut pas modifier le contenu du dossier individuel d’un agent, même sur demande de l’intéressé.

07 – Dans quelles conditions les agents territoriaux peuvent-ils avoir accès à leur dossier individuel ?

« Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi » (loi du 13 juillet 1983, article 18). Ainsi, en dehors de toute procédure disciplinaire, l’agent qui en fait la demande a droit à la communication de son dossier, dans les conditions posées par l’article 6 de la loi de 1978 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs. Il a le droit de prendre copie des pièces de son dossier et d’en communiquer les éléments à la personne chargée de l’assister ⁽⁴⁾.

L’agent qui dit éprouver des difficultés pour lire et écrire peut se faire accompagner d’un tiers ou venir prendre connaissance de son dossier avec l’assistance de ce tiers dans le délai fixé pour la communication du dossier ⁽⁵⁾.

Il ne suffit pas que les pièces soient signalées par référence : le fonctionnaire peut demander la production des originaux.

Par ailleurs, lorsqu’une procédure disciplinaire est engagée contre lui, l’administration doit communiquer à l’agent l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes (article 19 de la loi du 13 juillet 1983). Elle doit également l’informer de son droit à communication du dossier. La même obligation s’impose aussi à l’égard des agents territoriaux contractuels (article 37 du décret du 15 février 1988). L’administration doit laisser à l’intéressé le temps nécessaire pour qu’il puisse en prendre connaissance dans son intégralité ⁽⁶⁾.

Par exemple, dans la mesure où le maire avait informé l’agent de la sanction disciplinaire qui lui était infligée en même temps qu’il lui indiquait son droit à communication de son dossier, le juge a considéré que la sanction a été prise sans que l’agent ait pu prendre connaissance de ce dernier, et donc en violation des dispositions applicables ⁽⁷⁾.

L’absence de communication du dossier préalablement à une sanction disciplinaire rend celle-ci irrégulière ⁽⁸⁾, sauf si elle résulte de la négligence de l’intéressé ⁽⁹⁾.

En outre, l’obligation de communication du dossier se fonde sur le principe général du droit de la défense ⁽¹⁰⁾ et s’applique non seulement en matière disciplinaire mais aussi, de manière plus large, à l’égard de toute décision prise en considération de la personne, comme le retrait d’un emploi fonctionnel ⁽¹¹⁾ ou une mutation prise en considération de l’agent ⁽¹²⁾. En revanche, le droit à communication du dossier ne joue pas s’il y a abandon de poste ⁽¹³⁾.

En cas de dématérialisation, les modalités d’accès de l’agent à son dossier sont précisées par le décret du 15 juin 2011 (articles 11 à 14 ; lire la question n° 10).

08 – Tous les documents du dossier individuels sont-ils communicables ?

Les modalités et les conditions d’accès du fonctionnaire à son dossier individuel n’avaient pas été remises en cause par la loi du 17 juillet 1978, aujourd’hui reprise par le code des relations entre le public et l’administration (cf. art. L311-1 et suivants). Les rapports hiérarchiques, et tout autre document portant sur son comportement, sont communicables de plein droit à l’agent, sous réserve que les mentions susceptibles de porter atteinte à leurs auteurs soient occultées.

09 – Qui gère le dossier d’un agent mis à disposition ?

Le dossier administratif d’un agent mis à disposition d’une autre administration demeure placé exclusivement sous l’autorité de l’administration d’origine et reste géré par celle-ci ⁽¹⁴⁾.

10 – Qu’en est-il du dossier électronique ?

Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique.
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration.

Les services gestionnaires des collectivités territoriales ne sont pas obligés de gérer le dossier individuel de leurs agents sur un support électronique, mais cette possibilité leur est ouverte, à condition que la collectivité territoriale en ait décidé ainsi par un arrêté pris après avis du comité technique compétent.

Elle doit définir les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique conformément au décret du 15 juin 2011. Le cas échéant, toutes les précautions doivent être prises pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier sur support électronique.

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