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Création du rapport social unique et de la base de données sociales au 1er janvier
MAJ le 1er décembre 2020
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DIALOGUE SOCIAL
Création du rapport social unique et de la base de données sociales au 1er janvier
Ce seront des outils de travail précieux dans le cadre du dialogue social. Le décret créant, au 1er janvier 2021, le rapport social unique (RSU) et la base de données sociales (BDS) vient d'être publié. Une période transitoire est prévue jusqu'au 31 décembre 2022 pour tenir compte de la mise en place des nouvelles instances.
Début novembre, la députée LREM Emilie Chalas disait miser sur ces outils pour en savoir davantage sur le télétravail. Le rapport social unique (RSU) et la base de donnes sociales (BDS) créés par la loi de transformation de la fonction publique devraient permettre de disposer, dès 2021, d’un tronc commun de données fiables.
Chaque année, un RSU rassemblant les éléments et données, à partir desquels sont établies les lignes directrices de gestion (LDG), devra être élaboré. Le décret daté du 30 novembre [4] en fixe les conditions et modalités de mise en œuvre. Il précise le périmètre, la portée, le contenu et les règles de mise à disposition et de confidentialité de la base de données sociales et du rapport social unique.
Détail du contenu
La base de données sociales est élaborée et mise en place par chaque administration ou établissement auprès duquel est placé un comité social d’administration, un comité social territorial ou un comité social d’établissement. Cette base doit comporter, sous forme dématérialisée, les données concernant les agents relevant du comité social, mais ces données peuvent aussi porter sur des agents qui ne sont pas électeurs de ce comité mais sont rémunérés ou accueillis par ces administrations ou établissements.
Cette base de données doit être actualisée chaque année, et cette actualisation donne lieu à une information des membres du comité social. Si l’absence dans la base d’une donnée se rapportant à un thème résulte de circonstances exceptionnelles ou de son indisponibilité, l’autorité compétente en précise les raisons. De plus, la base ne doit pas comporter de données nominatives et aucune personne ne doit être identifiable. Mais pour l’exercice de leurs missions, les membres du comité social concerné sont mis en mesure de consulter et d’extraire les données de la base de données sociales selon des modalités précisées par l’autorité compétente. Cependant, ces membres sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard de ces données, revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’autorité compétente. La durée du caractère confidentiel de ces données est précisée par cette autorité.
Le décret donne la longue liste des données concernées, chaque catégorie étant aussi déclinée en plusieurs sous-catégories :
- l’emploi ;
- le recrutement ;
- les parcours professionnels ;
- la formation ;
- les rémunérations ;
- la santé et la sécurité au travail ;
- l’organisation du travail et l’amélioration des conditions et de la qualité de vie au travail ;
- l’action sociale et la protection sociale ;
- le dialogue social ;
- la discipline.
Des arrêtés ministériels sont attendus pour préciser la liste, la structuration et la présentation des données contenues dans les bases de données sociales. Ils préciseront également les modalités d’accès par le ministre à ces bases en vue de l’agrégation des données.
Le décret indique également que les données mentionnées au dernier alinéa du I de l’article 9 bis A de la loi du 13 juillet 1983 [7] (1) [8] sont présentées par sexe. Elles peuvent également être présentées selon des critères relatifs à l’âge, au statut d’emploi, à la catégorie hiérarchique, à la zone géographique d’affectation et à la situation de handicap des agents concernés. Ces données contribuent à l’établissement du rapport annuel prévu par l’article 6 bis de cette loi (2) [9]
Le décret précise également que les collectivités territoriales et leurs établissements publics affiliés à un centre de gestion adressent les données dont ils disposent au centre dont ils relèvent au moyen du portail numérique mis à leur disposition par celui-ci. Ce portail est également accessible aux collectivités territoriales et à leurs établissements non affiliés à un centre de gestion.
Élaborer le rapport social unique
C’est à partir des données de cette base de données sociales qu’est élaboré le rapport social unique. Ce rapport doit comporter ces données, mais aussi les analyses permettant d’apprécier notamment :
- les caractéristiques des emplois et la situation des agents relevant du comité social ainsi que, le cas échéant, de ceux qui ne sont pas électeurs de ce comité ;
- la situation comparée des femmes et des hommes et son évolution ;
- la mise en œuvre des mesures relatives à la diversité, à la lutte contre les discriminations et à l’insertion professionnelle, notamment en ce qui concerne les personnes en situation de handicap.
Ce rapport est établi chaque année au titre de l’année civile écoulée, mais lorsque l’activité de la gestion des ressources humaines relève d’une périodicité annuelle différente de l’année civile, les informations qui s’y rapportent sont alors présentées dans le rapport selon cette périodicité. Le rapport comporte également les informations se rapportant au moins aux deux années précédentes et, lorsque c’est possible, aux trois années suivantes.
Il est précisé que pour les collectivités territoriales et établissements employant moins de cinquante agents affiliés à un centre de gestion, le rapport social unique est établi par le président du centre de gestion et porte sur l’ensemble de ces collectivités et établissements. Le centre de gestion recueille auprès d’eux les informations nécessaires à l’élaboration de ce rapport dont il ne dispose pas.
Au plus tard un mois avant la présentation du rapport social unique au comité social, l’autorité compétente informe les membres de ce comité, selon des modalités qu’elle fixe, que la base de données sociales actualisée à partir de laquelle le rapport a été établi est accessible. De plus, le rapport social unique est transmis aux membres du comité social avant sa présentation et donne lieu à un débat sur l’évolution des politiques des ressources humaines. Dans les collectivités territoriales et leurs établissements publics, l’avis du comité social territorial est transmis dans son intégralité à l’assemblée délibérante. Dans les collectivités ou les établissements de cinquante agents ou plus affiliés à titre obligatoire ou volontaire à un centre de gestion, le rapport est transmis par l’autorité territoriale à ce centre.
Enfin, dans un délai de soixante jours à compter de la présentation du rapport social unique au comité social et au plus tard avant la fin de la période annuelle suivant celle à laquelle il se rapporte, ce rapport est rendu public par l’autorité compétente sur son site internet ou, à défaut, par tout autre moyen permettant d’en assurer la diffusion.
A partir de quand ?
Le décret entre en vigueur le 1er janvier 2021.
Mais il est précisé que :
- la base de données sociales doit être mise en place au plus tard le 31 décembre 2022, les membres du comité technique étant informés des conditions et du calendrier de son élaboration ainsi que des modalités de son accessibilité ;
- le rapport social unique portant sur les années 2020, 2021 et 2022 est élaboré à partir des données disponibles ;
- le rapport social unique portant sur les années 2020 et 2021 est présenté aux membres du comité technique compétent.
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