DEMATERIALISATION

12 Octobre 2021 , Rédigé par FO Services Publics 51

L’administration accélère le “zéro papier”

La direction interministérielle de la transformation publique (DITP) a annoncé la création d’un “accélérateur zéro papier”, une équipe chargée d’accompagner les administrations dans l’optimisation et la dématérialisation de leurs processus internes. Un premier guide méthodologique est publié.

Elle marche sur les plates-bandes de la DSI de l’État. La direction interministérielle de la transformation publique (DITP) s’est dotée d’un “accélérateur zéro papier”, a-t-elle annoncé le 20 septembre dans un communiqué. Cette équipe vise à concrétiser l’un des engagements (pas tout à fait nouveaux) pris lors des comités interministériels de la transformation publique (CITP). Et notamment à l’issue du cinquième d’entre eux, le 5 février dernier. L’exécutif y promettait “une prise de décision plus rapide, plus fluide et plus efficace grâce à une administration zéro papier”.

Et de citer l’exemple du ministère de la Culture, où la dématérialisation des démarches (en externe, pour les usagers, et en interne, pour les agents d’instruction) aurait permis de redéployer 39 équivalents temps plein (ETP) au sein des directions régionales des affaires culturelles, sur des missions d’accompagnement. Mais, pointait l’exécutif, trop de processus internes reposent encore sur le papier : “Le temps de l’agent doit être consacré avant tout aux solutions à apporter aux usagers plutôt que de servir aux processus et aux parapheurs”.

Le plan de l’exécutif pour accélérer la simplification administrative

Résultat : la DITP a constitué cet “accélérateur zéro papier”, une équipe chargée de “mettre à disposition des administrations publiques une palette de solutions à mobiliser pour accélérer leurs projets de dématérialisation”, que ces solutions soient numériques ou organisationnelles. L’accompagnement de la DITP ne porte en effet pas tant sur les aspects techniques de cette dématérialisation que sur les processus.

“Les modes de fonctionnement internes de l’administration sont parfois ralentis par des circuits de validation plus complexes que nécessaire”, indique la direction interministérielle. Leur fluidification passe ainsi par plus de confiance et de délégation, mais aussi par leur numérisation.

Trois expérimentations sont justement en cours, à la direction générale des entreprises (DGE), dans la préfecture de la région Île-de-France et à la préfecture du Val-de-Marne, pour tester de nouveaux modes de travail et outils numériques. Si ces expérimentations se révèlent concluantes, la DITP promet que des fonds du plan de relance pourront être mis à disposition d’autres administrations.

Guide de méthodologie

De quoi concrétiser l’une des recommandations faites par les agents publics lors de la consultation “Simplifions ensemble”, menée en 2019. “Face à l’obligation des fournisseurs et usagers de dématérialiser, l’administration se doit d’être exemplaire en s’imposant ces mêmes contraintes : courriers, bordereaux, scans, signatures papier… sont autant de ruptures dans le processus de dématérialisation qui ralentissent la chaîne de la dépense et en augmentent les coûts et les risques”, écrivaient les agents à propos de la gestion budgétaire et comptable publique, dans leur synthèse adressée au Premier ministre de l’époque, Édouard Philippe. Ils demandaient ainsi le recours obligatoire à la signature électronique, la généralisation des parapheurs numériques et la chasse aux ruptures dans la chaîne dématérialisée, de manière à alléger les procédures, à réduire les délais et coûts, et à limiter leur empreinte environnementale.

Ce que veulent les agents publics en matière de réforme de l’État

En attendant, la direction a déjà compilé ses conseils de méthodologie dans un guide à l’attention des administrations centrales et services déconcentrés de l’État. L’objectif : aider les administrations à bien cadrer leurs projets de dématérialisation, qu’il s’agisse de la coédition d’un document interne jusqu’à sa signature, de gestion et de stockage de documents ou de gestion des réponses aux sollicitations externes, notamment par courrier. Et le tout en prenant en compte l’impact de la numérisation sur l’organisation de l’administration et les missions de ses agents…

ACTEURS PUBLICS : ARTICLE PUBLIE LE MARDI 21 SEPTEMBRE 2021 & EMILE MARZOLF

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